Een Storyboard (zoals het in Wikipedia staat) is een verzameling uitgetekende shots van scènes uit een filmscript zoals de regisseur ze voor ogen heeft. Ze zijn bedoeld om de acteurs en de crew te helpen een beeld te krijgen van hoe de scène eruit moet komen te zien. Sommige storyboards zijn niet per se voorzien van alle uiteindelijke details, maar geven enkel een globaal idee van het script. Een andere vorm van het storyboard geeft juist in detail alles weer. Veelal worden zulke storyboards toegepast bij het voorbereiden van logistiek en/of technisch ingewikkelde scènes. Denk hierbij bijvoorbeeld aan stunts zoals auto-achtervolgingen, crashes of scènes waarin explosies worden gebruikt. Een storyboard bestaat doorgaans niet alleen uit tekeningen, maar ook uit geschreven informatie zoals de personages, het perspectief van de camera en een korte beschrijving en de duur van elk shot.
Recent hebben bedrijven de techniek overgenomen om bijvoorbeeld advertentiecampagnes, bedrijfsprocessen en dergelijke mee te visualiseren. Dan is het begrijpelijk dat mindmap software door zakenmensen handig wordt gebruikt om complexe documenten en rapporten inzichtelijk te maken.
Enige tijd terug beschreef Tim Bombosch hoe hij mindmap software (in zijn geval MindManager) en daarmee zichzelf (en zijn bedrijf) 60-80 werkuur bespaarde bij een technisch documentatie projec dat hij net af had. Van zijn beschrijving over de manier waarop hij de voordelen van mindmap software behaalt bij het “storyboarden” van dit complexe project kunnen we allemaal wat leren.
“Het aanmaken van complexe documenten zoals bedrijfsprocedures, rapporten, projectplannen, marketing onderzoeken of technische documentatie is veel en lastig werk. Zelfs zonder zaken als onderzoek, denkwerk en het feitelijke schrijven mee te tellen, blijkt 30% van de totale inspanning te gaan naar het stap voor stap produceren van een document.” zo legt hij uit. “Ik moest met mijn domein experts praten, een heleboel gegevens verzamelen, de technologie begrijpen, overleggen met de eindgebruikers, procedures ontwerpen en de resultaten controleren. En al dat werk is exclusief de tijd die ik nodig heb om een document te schrijven en verder te distribueren.”
Door MindManager te gebruiken, was Tim in staat om tegelijkertijd zijn informatiebronnen te raadplegen en ze te organiseren en tegelijkertijd het hele proces dat nodig is om een technisch handboek te schrijven, te stroomlijnen. “Op deze manier verandert mijn map in een ‘storyboard’ voor een omvangrijk en complex document, waarmee ik de tijd die nodig is om een document voor publicatie klaar te maken aanzienlijk terugbreng. En dat niet alleen, want omdat ik me niet meer aan de manier van werken in het begin van het project hoef te denken, kan ik me beter focussen op het vinden van goede en correcte gegevens, mijn denkproces verbetert en ik kan een en ander goed afstemmen met de beoogde lezers. Beter resultaat in minder tijd.”
Mij spreken die laatste opmerkingen bijzonder aan. Omdat hij geen aandacht hoeft te schenken aan de manier waarop hij een handboek gaat schrijven vanuit de bergen informatie die hij al had verzameld, kon hij meer aandacht geven aan het verbeteren van zijn denkproces, het controleren van de juistheid van belangrijke bronnen en andere zaken die je vooraf moet doen omdat ze belangrijk zijn voor het resultaat, – een kwalitatief hoogwaardig en afgerond product. Meestal geldt immers dat de kwaliteit van de uitkomsten direct te relateren is aan de tijd die eraan is besteed. Anders gezegd, als je minder tijd aan je product besteedt geeft dat meestal ook een mindere kwaliteit. En hoe meer tijd je (normaal gesproken, maar niet altijd) beschikbaar hebt, hoe hoger de kwaliteit. Tenminste, zo gaat dat meestal. Tim daarentegen heeft het onmogelijke mogelijk gemaakt in zijn technisch documentatie project, – betere resultaat in minder tijd. Ik vind dat een aantrekkelijk vooruitzicht!
Note: Hoewel het voorbeeld gaat over MindManager – je kunt veel van dezelfde resultaten bereiken met vrijwel iedere mindmap software. Het idee is om je open te stellen voor wat er zou kunnen .- een groot project met hel veel verschillende aspecten, met mindmap software, warbij je de ervaring van Tim als voorbeeld benut. Het is daarbij een van de weinig voorbeelden die ik ken waarbij een gebruiker de voordelen van het benutten van mindmap software heeft gekwantificeerd.