Kennis Management in organisaties
Kennis in kaart brengen: het verkennen van de basisprincipes en voordelen
Als business professional beschik je wellicht niet altijd over de benodigde expertise of de juiste informatie om een project succesvol uit te voeren. De kans is echter groot dat iemand in jouw bedrijf over de kennis beschikt die je nodig hebt om vooruit te komen.
Met behulp van kennismapping kunnen teams en organisaties de grote hoeveelheden complexe, collectieve kennis visueel catalogiseren, zodat deze gemakkelijk toegankelijk is.
Knowledge mapping is de visuele weergave van waar de informatie van een organisatie zich bevindt en hoe medewerkers er toegang toe hebben.
Een kenniskaart is een eenvoudig visueel hulpmiddel dat de weg wijst naar de informatiebronnen van een bedrijf. Grote en kleine bedrijven gebruiken ze om hun kennisbeheerprocessen te vergemakkelijken, strategische verbeteringen te begeleiden, best practices te standaardiseren en gebieden te identificeren waar essentiële informatie mogelijk ontbreekt.
Wat is kennismapping?
Als kennismanagement het proces is van het creëren, delen, gebruiken en beheren van de informatie van een organisatie voor meer succes, is kennismapping de visuele weergave van waar al die kennis zich bevindt.
Op praktisch, alledaags niveau is een kenniskaart een eenvoudig visueel hulpmiddel dat onderling verbonden knooppunten gebruikt om de weg te wijzen naar de informatiebronnen van een bedrijf. Deze bronnen kunnen bestanden en andere documentatie zijn, maar ook personeel met specifieke kennis of vaardigheden.
Hoe het ook zij, kennis in kaart brengen kan projectmanagers en teamleden snel laten zien waar ze de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben – en tot wie ze zich kunnen wenden als de meest relevante expertisebron.
Voordelen van het in kaart brengen van kennis voor individuen
Er is niets erger dan een doel uit te stellen, omdat je niet zeker weet waar je de product-, klant- of proceduregegevens kunt vinden die dit ondersteunen.
Het opsporen van de informatie die nodig is om productief te blijven, kan pijnlijk tijdrovend zijn, vooral als het gepaard gaat met eindeloos heen en weer berichten sturen of een zoektocht door tientallen marginaal nuttige gegevensbestanden. Erger nog, er is geen garantie dat je de informatie die je zoekt volledig zult begrijpen als je deze eenmaal in handen hebt.
Het in kaart brengen van kennis helpt niet alleen bij het vertalen van kennis, het elimineert ook de noodzaak voor teamleden om onvolledige gegevens die mogelijk nieuw voor hen zijn, te onderzoeken en erop te vertrouwen.
Door kenniskaarten rond belangrijke producten en processen te maken, kun je directe informatietrajecten creëren naar hulpbronnen en mensen die kunnen helpen met een specifiek probleem of een specifieke taak.
Voordelen van het in kaart brengen van kennis voor organisaties
Op macroniveau stelt kennismapping bedrijven in staat hun voorraad intellectueel kapitaal op te bouwen naarmate interne rollen, technologieën en infrastructuren evolueren.
Veel organisaties gebruiken kenniskaarten om te bepalen hoe belangrijke informatie zich door mensen en systemen beweegt, en om barrières of hiaten in die kennis op te sporen en aan te pakken.
Andere hefboomvoordelen, waaronder de mogelijkheid om:
- Stroomlijn procedures en productie met gestandaardiseerde workflows.
- Pas de meest relevante kennis toe op een bedrijfsprobleem.
- Maak organisatorisch leren mogelijk dat de prestaties kan verbeteren en innovatie kan bevorderen.
- Vermijd het kennisverlies dat doorgaans het gevolg is van outsourcing, jobhoppen, vertrek of pensionering.
Kenniskaarten kunnen ook dienen als leermiddel om het competentieproces voor nieuwe rekruten te versnellen, en kunnen helpen bij het definiëren van loopbaantrajecten binnen bedrijven.
Het is een subtiel punt, maar het is de moeite waard om op te merken dat het succes van het in kaart brengen van kennis ligt in het delen van kennis – inclusief de communicatie en integratie van geleerde lessen – en niet zozeer in het eenvoudig documenteren van gegevens.
Met dat in gedachten volgen hier een aantal gerelateerde technieken voor het in kaart brengen van informatie en hulpmiddelen voor het in kaart brengen van kennis die veel zakelijke professionals gebruiken om het delen van gedachten, ideeën en concepten te vergemakkelijken.
Mind mapping
Mind mapping (ook wel idea mapping genoemd) heeft betrekking op eenvoudige spindiagrammen om gedachten en ideeën rond een enkel concept of doel te structureren of te organiseren.
Beginnend met één woord of afbeelding in het midden van een pagina, kan een doelstelling snel worden uitgewerkt door dat centrale concept te verbinden met verwante ideeën, die zich op hun beurt kunnen vertakken en een visueel web kunnen vormen.
Mindmapping is handig in zakelijke omgevingen voor het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen, bij brainstormtoepassingen en om ideeën samen te vatten, beslissingen te nemen of problemen op te lossen.
Concept mapping
Concept mapping is een andere manier om ideeën weer te geven via diagrammen. In plaats van zich echter op één enkel concept te concentreren, worden conceptkaarten gebruikt om relaties tussen verschillende ideeën te illustreren.
Conceptmaps worden vaak door ingenieurs en ontwerpers gebruikt om kennis te codificeren, structureren en documenteren, en om problemen op te lossen waarbij de perspectieven uiteenlopen.
Ze zijn ook handig voor teams die belast zijn met het ontwerpen van nieuwe producten of processen, en voor het helpen ontwikkelen van een gedeeld begrip van een onbekend concept.
Hoe kenniskaarten te gebruiken
Naast versnelde projecten is het kennismappingproces een geweldige manier om inzicht te krijgen in de informatie die een groep al bezit, versus de kennis die ze nog niet heeft, maar die baat zou kunnen hebben bij de ontwikkeling ervan.
In 4 eenvoudige stappen maak je een eenvoudige maar praktische kenniskaart voor jouw team of doelstelling:
- Identificeer een onderwerp voor uw kenniskaart en zet het raamwerk op. Een eenvoudige manier om dit te bereiken is met de vooraf ontworpen sjablonen die worden geleverd door kenniskaartsoftware . Begin met een onderwerp (zoals bijvoorbeeld brainstormen) dat essentieel is voor uw project of doel.
- Vertrek vanuit jouw kennisonderwerp naar verschillende knooppunten die gerelateerde en relevante informatiebronnen vertegenwoordigen. In ons brainstormvoorbeeld kunnen je knooppunten het volgende omvatten: agenda’s, ideeën, logistiek of voorbereiding. Identificeer alle benodigde bronnen en zoek uit met wie jij moet overleggen om de informatie voor elk knooppunt te verzamelen.
- Ga door met het vertakken naar meer specifieke knooppunten als dat nodig is. In ons brainstormvoorbeeld kan je voorbereidingsknooppunt leiden tot subknooppunten, zoals het probleem dat wordt opgelost, de beoogde consument of het minimaal vereiste aantal ideeën.
- Maak er een punt van om trefwoorden op te nemen die uitleggen hoe de knooppunten zich tot elkaar verhouden terwijl je de voor elk knooppunt benodigde gegevens vastlegt.
Jouw kenniskaart is nu een complete en samenhangende bron en kan worden beoordeeld om er zeker van te zijn dat deze alle cruciale informatie voor het gekozen onderwerp bevat en dat eventuele belemmeringen voor het delen zijn weggenomen.
Tips voor het in kaart brengen van basiskennis
Terwijl je een verzameling kenniskaarten opbouwt, kun je deze systematisch met elkaar verbinden om de kennisstroom binnen jouw groep of organisatie te stroomlijnen.
Houd er rekening mee dat, hoewel kennismapping een zeer efficiënt platform kan zijn voor het presenteren en delen van kennis, het ook gevoelig is voor een overvloed aan informatie.
Nieuwe kaarten moeten zo schoon, overzichtelijk en gebruiksvriendelijk mogelijk worden gehouden door:
- Het vermijden van de introductie van overtollige of irrelevante gegevens die kunnen voorkomen dat gebruikers gemakkelijk toegang krijgen tot de inhoud die ze nodig hebben.
- Vasthouden aan waardevolle informatie die direct en onmiddellijk kan worden toegepast op een beslissing of de volgende handelwijze.
Ten slotte is het, om de meeste waarde te halen uit al het werk dat erin zit, belangrijk om kenniskaarten relevant te houden door ze bij te werken telkens wanneer er nieuw materiaal met betrekking tot deze kaarten wordt gemaakt.
Het genereus delen van groepskennis en het duidelijk en consistent illustreren ervan is de beste manier om de voordelen van kennismapping voor iedereen te laten werken.