Het Managen van Projecten

Als je het verschil weet tussen een (zondags)coureur en een (Formule 1) coureur, dan is dat precies wat we met MindManager willen bereiken: van jou een hyperperformerende projectmanager te maken! 
Als je je dat wilt, zul je zeker zeer geïnteresseerd zijn in de mogelijkheden van gekoppelde kaarten en consolidatie van kaarten daartussen.

doelen

• Projectdoelstellingen verduidelijken
• Identificeer en beoordeel de hefbomen en risico’s
• Ontwikkel de projectarchitectuur
• Plan activiteiten en wijs middelen toe
• Ontwikkel en volg je budget
• Volg de voortgang van taken
• Evalueer de verschillen tussen de werkelijke status en de doelstellingen

Hoe

• MindManager gebruiken als centrale tool voor het project…
• … alleen of in combinatie met andere software

De Methode

Er zijn verschillende methoden en hulpmiddelen voor projectbeheer. De grootste uitdaging voor proejctmanagers is in het algemeen: voorkom dat je verdwaald raakt in verschillende tools, informatie verliest en vooral bij het overschakelen van de ene tool naar de andere.

Heel vaak hebben we verschillende tools

• om de doelstellingen te verduidelijken
• resources plannen en toewijzen (MSProject of Excel)
• om de informatie te presenteren (PowerPoint of Excel)

Sinds het begin van de jaren 2000 zijn er softwarepakketten verschenen waarin de nadruk meer op het kapitaliseren van informatie dan op de presentatie is komen te liggen.
Met MindManager kun je nu een project van A tot Z beheren zonder van gereedschap te wisselen!

Verder met de methode uit het gedeelte Brainstormen

• Fase 4: verduidelijken en structureren van de projectdoelstellingen
• Fase 5: middelen plannen en toewijzen
• Fase 6: monitor de voortgang van het project en evalueer de resultaten

Voor elke fase kunt u een beroep doen op een van de onderstaande methoden. Een project besturen in de modus Mind Mapping is niet alleen Mind Mapping doen met trefwoorden en afbeeldingen. U moet uw projectbeheermethoden in visuele modus kennen om de voordelen te vermenigvuldigen! En denk je dat de resultaten ongelooflijk zijn, als we het hebben over vermenigvuldigen, moet dat niet lichtvaardig worden opgevat. Sommige executives en managers kondigen tot 20 tot 30% productiviteitswinst per week of 1 werkdag per week aan!

Brainstormen

Met MindManager kun je eenvoudig brainstormen. Je kunt klassieke creatieve methoden gebruiken en deze aanpassen in je MindMaps. Hier leer je de mogelijkheid om nog efficiënter te werken dankzij de keuze uit verschillende methoden

doelen

• Hoe krijg je ideeën helder en klaar om de wereld van actie in te gaan?
• Hoe creativiteit de vrije loop te laten met MindManager?
• Hoe collectieve intelligentie te ontwikkelen?

De methode

Stimuleer de kwaliteit en zorg voor nog meer ideeën.

“Cognitief focussen“

• Fase 1 : we plaatsen alle ideeën in een tak of een zwevend onderwerp.
• Fase 2 : structuur door categoriseren en te subcategoriseren.
• Fase 3 : we kiezen voor visuele indicatoren om de ideeën aan te geven die we behouden of die we nog even parkeren. 
  
  We kunnen natuurlijk terugkeren naar een vorige fase, maar we schakelen niet tussen elke fase naar goeddunken van elke deelnemer. 
  Iedereen zit tegelijk in 1, dan in 2. Als we terug gaan naar 1, kan iedereen ideeën aandragen. Dan stoppen we. 
  In het begin moet de facilitator goed letten op de regels om te vechten tegen de natuurlijke neiging van de mens om te oordelen, maar al snel voelen alle deelnemers de voordelen – behalve de “grote monden” die de uitwisseling niet langer kunnen manipuleren volgens hun wil.

Bevorder de deelname van iedereen die de basisregel van brainstormen overneemt

 “Niet oordelen” tijdens fase 1 en 2. Er mag alleen kritiek worden gegeven in fase 3. 

Combineer Brainwriting en Brainstormen

Combineer Brainwriting en Brainstormen om te vechten tegen cognitieve vooroordelen en in het bijzonder het groepseffect of de invloed van de “sterkste” van de “grote mond”.

U kunt ook creativiteitstimuleringsmatrices gebruiken.

• 5 Ws + H-methode:

5 Ws + H-methode:

De methode in een notendop

Het acroniem 5 Ws + H  (voor “Wie doet Wat? Waar? Wanneer? Hoe? Hoeveel? en Waarom?”),

Soms wordt een 2e H toegevoegd als er hoeveelheden in het spel zijn.
Ook bekend als de Kipling methode. (Rudyard Kipling, de schrijver van o.a. JungleBook, is de eerste die deze vragen op deze manier gebruikte in het gedicht “The Elephant’s Child”

Het is een empirische methode die je inzichten geeft op basis van systematische bevraging. Dit om de nodige en voldoende gegevens te verzamelen om een situatie, een probleem, een proces te analyseren en erover te rapporteren. 

Slimmer vergaderen

Ben jij ook slachtoffer van meetingitis?

• Te lange vergaderingen?
• Vervelende vergaderingen?
• Slecht voorbereide vergaderingen?
• Notulen van vergaderingen die uiteindelijk nergens toe dienen?
• Aanwezigen die andere dingen doen tijdens vergaderingen?

Doelstellingen van mindmapping in vergaderingen

• Bespaar tijd tijdens het hele proces van een vergadering: voorbereiding – animatie – verslag.
• Betrek deelnemers.

De Methode

Je kunt Mind Mapping gebruiken om vergaderingen in de klassieke modus te vergemakkelijken

• Je maakt aantekeningen voor jezelf.
• Stuur je de notulen na de vergadering.

Je kunt Mind Mapping gebruiken om aantekeningen te maken in Live om rapporten in realtime samen te stellen

Hoe ?

• door vergadermatrices op te stellen…
• … die dienen als ondersteuning voor het live maken van aantekeningen …
• …het eindrapport vormen…
• …die op zijn beurt dienen als ondersteuning voor de volgende vergadering.

De Mappen

Agenda 

Op internet en elders vind je tal van verschillende agendavoorbeelden. MindManager biedt zelfs een sjabloon voor het starten van een vergadering die je misschien handig vindt.

Agenda volgens onze methode

De onderwerpen op de agenda staan in de hoofdtak

Vervolgens karakteriseer je de informatie met behulp van markeringen, tags en taakinformatie om te zeggen of het ideeën, taken of vragen zijn.

Interesse :

• vermijd dat ideeën, taken, vragen en problemen verspreid over de kaart staan.
• betere zichtbaarheid van de volwassenheid van een onderwerp: concentreert het zich eerder op ideeën, taken, vragen of problemen? Dit geeft een indicatie van de “volwassenheid” of “moeilijkheidsgraad” van het onderwerp.

Vergadersjablonen

• Gebruik de sjablonen die standaard door MindManager worden aangeboden om je verschillende soorten vergaderingen voor te bereiden.
• Maak je eigen varianten op maat voor jouw bedrijf en plaats ze in de startsjablonen van MindManager. 
  Toegang via Design > Thema-organizer > Kaartsjablonen 
• Zoek je modellen op de startpagina van de software.

Hoe doe je een SWOT analyse in maar 4 stappen?

Een SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats – of – Sterktes, Zwaktes, Kansen, Bedreigingen) analyse maak je eenvoudig met MindManager.

Gebruik de SWOT Analyse template om een project te analyseren op zijn sterke en zwakke punten en kansen en bedreigingen.
Dit houdt in het specificeren van het doel van het bedrijf of project en de interne en externe factoren, die gunstig en ongunstig zijn voor het bereiken van dat doel.

Met mindmap software beschikken managers, consultants en beleidsmakers over een set visuele modelleer hulpmiddelen waarmee het mogelijk is om informatie, kennis en ideeën uit te werken. De manier waarop is ongekend handig. En het resultaat is dat slimme ondernemers, managers en consultants dit type software gebruiken voor een verbazingwekkend groot aantal verschillende toepassingen.

Een SWOT analyse moet eerst starten met het bepalen van de gewenste eindstatus of doel.
Template tips
Verken eerst de template door iedere tak te openen en bekend te raken met de verschillende elementen van deze template. Voeg daarna de inhoud toe.
Voeg eigen inhoud toe door subtopics toe te voegen of door bestaande topics aan te passen.
Benut bronnen buiten MindManager om meer gegevens te verzamelen. Gebruik hyperlinks om deze eenvoudig met de map te verbinden.

Een SWOT analyse maken doe je in vier stappen:

    Interne analyse. Waar is het bedrijf goed in en wat zijn juist de zwakke punten? Zelfreflectie is belangrijk bij de interne analyse. Beoordeel eerlijk hoe het bedrijf presteert ten opzichte van de concurrentie. Kijk kritisch naar de huidige marketingmix, het klantenportfolio en de interne organisatie.

    Externe analyse. Wat gebeurt er in de omgeving van het bedrijf? Tijdens de externe analyse is het zaak om zowel kansen als bedreigingen te inventariseren. Houd de focus breed. Van productinnovaties bij de concurrent tot politieke en maatschappelijke ontwikkelingen: benoem alle factoren die relevant kunnen zijn.

    SWOT-analyse invulschema. Breng de meest relevante elementen samen in een SWOT-analyse invulschema. Dat is de basis voor je SWOT-analyse. Voor ieder veld kies je alleen de drie belangrijkste factoren, anders wordt het al snel onoverzichtelijk.

    Confrontatiematrix. Tijd om het kaf van het koren te scheiden. In de confrontatiematrix zet je sterktes en zwaktes af tegen kansen en bedreigingen. Door wegingsfactoren toe te kennen ontstaat een rangschikking: je ziet precies waar de grootste kansen liggen en welke problemen je het eerst moet aanpakken.

Een nieuwe variant in Het Nieuwe Werken is, Blended Working

We hebben al een heleboel varianten gehoord sinds Het Nieuwe Werken is benoemd.
Soms zijn dat allen maar andere termen voor vrijwel hetzelfde, soms zijn het termen die één specifiek aspect van HNW beschrijven.
Zo kennen we onder andere, Hybride werken, Thuis werken, Telewerken, Dynamisch werken en in België is New Way of Working in de overheid een bekende term.

En in deze blog bespreken we Blended werken.

Aanvankelijk dachten sommigen misschien dat al dat telewerken een tijdelijk fenomeen zou zijn. Toch is vandaag één ding duidelijk: telewerken maakt voortaan deel uit van ons dagelijks leven. En de volgende golf van covid-19 (bron) zal de digitale transitie van bedrijven nog verder versnellen. Zonder versnelde digitale transitie lopen bedrijven het risico veel concurrentiekracht te verliezen en daar dus duur voor te betalen.

Definitie van Blended werken

Blended werk beschrijft werkmethoden die “traditionele methoden” en “nieuwe werkmethoden” combineren: telewerken, werken op afstand in co-working en nog veel meer.

Soortgelijke soorten ‘mix’ bestaan ​​in veel organisaties, waarbij face-to-face en online-samenwerken worden gecombineerd.

Deze ‘blended’ ervaringen laten zien hoe we informatie- en communicatietechnologie kunnen gebruiken om een betere ervaring en betere resultaten voor alle betrokkenen te bereiken.

Blended werk, gemengd werken of zelfs phygital werk ?

Voor de crisis noemden we de mix van mannen en vrouwen in beroepen en organisaties gemengd werk. Tegenwoordig hebben we het eerder over diversiteit in werkwijzen.

De term Blended Working begint op te duiken als verwijzing naar het begrip Blended Learning in de wereld van training met als doel de leermethoden te diversifiëren om het effectiever te maken, maar ook om beter aan te passen aan de beperkingen en veranderingen in organisaties.

Sommigen geven de voorkeur aan de term “phygital” werk, geboren uit de combinatie tussen fysiek en digitaal. De term phygital verscheen in de vroege jaren 2000 in het marketing- en verkoopveld om de transformatie aan te duiden van fysieke winkels die digitaal integreren om een ​​nieuwe klantervaring te bieden.

Met de Corona gezondheidscrisis beleeft de wereld van het werk zijn “fygitale” revolutie die ertoe leidt dat de werknemerservaring opnieuw wordt bekeken.

Vind de juiste “Blended”

Met de gezondheidscrisis is het begrip diversiteit verdwenen om plaats te maken voor soms zelfs 100% telewerken. Wij verwachten dat de toekomst ligt in een meer subtiele “mix” .

Whiskyliefhebbers kennen de term ” blended ” wat ” gemengd ” betekent. Het gaat erom de beste melanges te vinden om een ​​goede whisky te maken.
Blended Working is dus een kwestie van zorgvuldig zoeken naar de juiste dosering.

Welke verdeling (duur) tussen werken op afstand en “face-to-face” werk?
Het gaat erom de beste combinaties van methoden en hulpmiddelen te vinden om efficiënt en rustig te werken, en te profiteren van deze nieuwe hybride vorm van werk deel op kantoor en deels telewerken.

Het is dan heel plezierig om zowel thuis als op kantoor dezelfde hulpmiddelen – tools- te benutten.
Ikzelf gebruik al jaren MindManager als de software waarmee ik alle werkzaamheden coördineer en uitvoer
Voor vergaderen, -meetings- inclusief notuleren, via brainstormen op zoek naar de juiste oplossing, naar het realiseren van projecten inclusief budgettering en taakverdeling.
Ik heb alles waar ik verantwoordelijk voor ben in een paar -Dashboards- inzichtelijk en kan dat eenvoudig -gefilterd- presenteren aan alle belanghebbenden.

En als ik thuiswerk om lange reizen te vermijden, doe ik aan ” co-editing” door een mindmap te delen met collega’s of professionals van andere bedrijven, terwijl ik op afstand samenwerk met iedereen.

Mijn persoonlijke kleine tip
Leer hoe mindmapping met MindManager je verder helpt zonder steeds van methode en tool te switchen.
Leer hoe je veel tijd kunt winnen door de tool écht te kennen en weten wanneer je welke functie het best kunt kiezen.
Leer hoe je eenvoudig kunt samenwerken met je collega’s

Wil jij dat ook? Kies dan voor onze Online Introductietraining voor MindManager for Windows