De ultieme opdracht van elke projectmanager: “Zorg ervoor dat je project op tijd, binnen budget en met de afgesproken functionaliteit wordt opgeleverd.” Deze opdracht kan zelfs de meest ervaren projectmanager slapeloze nachten bezorgen. Als jij één van die velen bent die moeite heeft met deze drie belangrijke vragen, kijk dan eens naar de kansen die social task management tools je bieden.

De opleverdatum is een van de grootste uitdagingen die we hebben. Als een project niet op de afgesproken datum wordt opgeleverd, is de kans groot dat het ook meer kost en dat een heleboel onvoorziene problemen moeten worden opgelost. Daarom is het zo belangrijk dat een project volgens plan wordt uitgevoerd. Social task management tools helpen je snel en eenvoudig deze nachtmerrie te bedwingen. Social task management tools maken het mogelijk dat project managers de tijd die aan specifieke taken wordt besteed precies te volgen. Door het invoeren van de opdrachten voor de teamleden, kunnen project managers eenvoudig de mogelijke afhankelijkheden inzichtelijk maken. maar ook de potentiële knelpunten.  En verder, als de projectmanager het hele team wil informeren, of waarschuwingen melden, dan kan dat heel snel en eenvoudig met social task management software. De teamleden worden daarmee onmiddellijk op de hoogte gebracht van een veranderde taak-status en aankondigingen door middel van projectnieuwsberichten. Dit maakt de communicatie niet alleen eenvoudig, maar ook onderdeel van de normale informatiestroom. Daardoor hoeven de teamleden geen emails meer heen en weer te sturen en hebben ze meer tijd om hun taken af te maken.

Mocht de opleverdatum geen zorgpunt zijn, dan is het toch zeker wel het budget. Dankzij verschillende manieren om in- en uitgaven te volgen, helpt online task management software de project managers bij het onder controle houden van hun budgetten. De meeste tools hebben handige (ook mobiel) in te vullen schermen waar uitgaven worden vastgelegd. Op die manier is het vrijwel onmogelijk om de kosten uit het oog te verliezen. Het helpt bij een accuraat, real-time, inzicht in hoe de projectkosten worden verdeeld.  Als je problemen hebt met het correct doorbelasten van de tijd en andere uitgaven, er ook andere task management tools zijn, die je daarmee kunnen helpen. “Als je veel fouten in de doorbelasting hebt, weet je nooit of je project binnen het budget blijft of niet. Blijf up-to-date, bespaar je opdrachtgever geld en blijf eenvoudige binnen budget met online project management software.”

En tenslotte hebben projectmanagers zorg over de te leveren functionaliteit. We hebben allemaal wel eens meegewerkt in een project waar de doelen steeds werden bijgesteld en uitgebreid. We proberen dit allemaal in de hand te houden, maar helaas, het gebeurt. Door social task management tools te gebruiken, zijn alle belanghebbenden in het project gedwongen om na te denken over hoe hun werk onderdeel is van het grotere geheel. Door dit denkproces te stimuleren, wordt het lastiger om onbedoeld extra functionaliteit in het project te laten binnensluipen.  Teamleden kunnen ook zien hoe hun taken bijdragen aan het grotere geheel. Als je veel met ingehuurde professionals werkt, is het een bijzonder handige manier om hun voortgang in de gaten te houden. Dat helpt om wachttijden van teamleden te voorkomen en zorgt ervoor dat iedereen het zelfde belang nastreeft.

Weten hoe social task management je kan helpen bij complexe projecten?

Powered By the Tweet This Plugin

Tweet This

Ben je een van de ongelukkigen die last heeft van de genoemde zorgpunten, kijk dan eens naar social task management tools. Je zult -net als wij- een kadootje ontdekken.

Wijzelf denken dat Mindjet Web-Tasks een goede invulling biedt. Uiteraard zijn er nog wensen voor komende releases: denk aan kosten toekennen aan resources, integratie van meerdere projecten tbv betere uitnutting van resources etc. Maar er is nu al veel mogelijk.