Hoe jij begint met visuele projectplanning
Projectplanning is een essentiële fase van het projectmanagementproces . Als het goed wordt gedaan, kan het je kansen op succes aanzienlijk vergroten. Maar als het slecht wordt uitgevoerd, kan het jouw project op het gevaarlijke pad van mislukking brengen. Zoals Benjamin Franklin ooit zei: “Als je niet plant, ben je van plan te falen.” Dit is precies waar visuele projectplanning kan helpen.
Het projectplanningsprobleem
De vele gezichten van mislukkingen die de kop op kunnen steken lopen uiteen van kostenoverschrijdingen, vertragingen bij de implementatie en gemiste vereisten, tot slechte kwaliteit en prestaties.
De Harvard Business Review meldde dat het gemiddelde IT-project zijn budget met 27% overschreed, en dat minstens één op de zes IT-projecten een ‘ramp’ wordt met een kostenoverschrijding van 200% en een planningsoverschrijding van 70% (HBR ) . . Meer recentelijk meldde IDC dat big data-gerelateerde AI-projecten met een mislukkingspercentage van 50% opereerden. Volgens de Pulse of the Profession van het Project Management Institute laten gegevens uit de Pulse-enquête zien dat organisaties vorig jaar bijna 12 procent van hun projectinvesteringen hebben verspild vanwege slechte prestaties – een getal dat de afgelopen vijf jaar nauwelijks is begroot.
Projectplanning is misschien wel het meest uitdagende onderdeel van de levenscyclus van projectmanagement. Tijdens deze fase worden de plannen ontwikkeld die de projectteams en managers tijdens de uitvoering van het project zullen begeleiden. Om de valkuilen van het mislukken van projecten te vermijden, moet de planning inclusief en grondig genoeg zijn, zodat de projectdoelstellingen worden gehaald, risico’s worden beperkt en kostbare fouten en vertragingen worden vermeden. Projectplanning is het ‘hart’ van het project, omdat het alles bepaalt wat volgt en uiteindelijk de uitkomsten bepaalt.
Wat is visuele projectplanning?
De start van elk project is cruciaal voor het succes ervan. Om het proces van projectplanning te verbeteren en te optimaliseren, zijn er verschillende strategieën en technieken die u kunt implementeren, waardoor de kans groter wordt dat uw project op de juiste manier van start gaat.
Er zijn verschillende visualisatie- en diagramtechnieken, met namen als
- Starbursting-,
- Fishbone- of Ishikawa-diagrammen ,
- Affinity Diagrams
- Mind Mapping,
om er maar een paar te noemen, die de projectplanning op een geheel nieuw niveau zullen ondersteunen en verbeteren. Je kunt deze technieken toepassen op het gehele projectplanningsproces om te helpen complexe problemen te navigeren en op te lossen zodra deze zich voordoen.
De voordelen van visuele projectplanning
Visuele projectplanningstechnieken bieden effectieve oplossingen en helpen projectbelanghebbenden en teamleden op één lijn te brengen met duidelijke en harmonieuze communicatie, en dit alles terwijl ze binnen de beperkingen van budget en middelen blijven.
Enkele van de belangrijkste voordelen van visuele projectplanning zijn:
- Plan elke fase van het project effectief van tevoren.
- Navigeer eenvoudig en los complexe problemen op zodra deze zich voordoen.
- Breng projectbelanghebbenden en teamleden op één lijn met duidelijke communicatie.
- Visuele projectplannen kunnen via projectuitvoering worden toegepast om te helpen bij het oplossen van problemen.
- Biedt een duidelijk perspectief op uw doelen en de stappen die nodig zijn om die doelen te bereiken.
Wat nog veelbelovender is, is dat de visuele hulpmiddelen die worden gebruikt om de projectplanning te verbeteren, ook tijdens de uitvoering van het project kunnen worden toegepast om te helpen bij het oplossen van problemen, om nieuwe risico’s te helpen beperken zodra deze zich voordoen en om een voortdurende afstemming met de volledige reikwijdte en doelstellingen van het project te garanderen.
Wanneer je een duidelijk visueel perspectief hebt van je doelen en alle stappen die nodig zijn om te helpen die doelen te bereiken, kunt je de kans op het mislukken van een project minimaliseren – of zelfs helemaal elimineren.