Lean Management

Wat is lean-management?

Vanuit zakelijk perspectief is consistente verbetering een van de belangrijkste doelen die moeten worden nagestreefd. Of je nu teamwerk, kosten, timing of resultaten verbetert, deze inspanningen zullen jouw organisatie helpen meer klanten te werven naarmate deze groeit.

Lean management onderstreept dit concept door het doelbewust te integreren in de verschillende processen die jouw organisatie volgt. Door middel van kleine positieve veranderingen probeert het de waarde die je aan uw klanten kunt bieden, te vergroten. Hoe goed je team ook is, lean management vindt manieren om het beter te maken.

In dit artikel maken we kennis met het concept van lean management, hoe je het in uw organisatie kunt gebruiken en welke voordelen het biedt. Met dit inzicht kun je vervolgens betere resultaten bereiken voor jezelf en je klanten.

Wat is lean-management?

Lean management wil voortdurend verbeteringen doorvoeren en tegelijkertijd verspilling wil elimineren. Door de processen, middelen, producten en diensten van jouw organisatie te verfijnen, kun je je vervolgens concentreren op het creëren van grotere waarde voor je klanten.

Deze filosofie is gebaseerd op productieprocessen, met name die van het Toyota Production System dat eind jaren veertig werd ontwikkeld. Om procedures te stroomlijnen en verspilling te verminderen die geen enkele waarde voor hun klanten opleverde, concentreerden ze zich op continue verbetering. Ze ontdekten al snel dat deze nieuwe aanpak hun efficiëntie, productiviteit, productietijden en kosten verhoogde.

De term lean management werd in 1988 bedacht door John Krafcik , die jarenlang in fabrieken had gewerkt en deze had bestudeerd. In de loop van de decennia werd dit concept steeds populairder in verschillende industrieën. Tegenwoordig is lean management nog steeds een veel voorkomende bedrijfsfilosofie over de hele wereld.

Wat is de definitie van lean management ?

Lean management wordt gedefinieerd door de doelstellingen ervan. Deze doelen omvatten:

Waarde begrijpen vanuit het perspectief van de eindklant.
Het verwijderen van alle verspillingen uit uw bedrijfsprocessen.
Blijf uw kosten, team en resultaten verbeteren.

Deze filosofie omvat een specifieke reeks principes. De principes leiden tot een reeks acties, waaronder:

Een waarde identificeren.
Het maken van een waardestroomkaart.
Het ontwikkelen van een continue workflow.
Het creëren van een pull-systeem.
Continue verbetering mogelijk maken.

Door deze richtlijnen te volgen, kun je een organisatie ontwikkelen die is ontworpen om verspilling te minimaliseren en waarde voorop te stellen.

In het volgende gedeelte gaan we dieper in op deze principes om beter te begrijpen hoe ze op uw bedrijf kunnen worden toegepast.

Hoe gebruik ik lean management?

Het volgen van een lean managementmethodologie begint met het volgen van de onderstaande stappen, maar komt goed tot zijn recht als je de twee belangrijke pijlers ervan meeneemt: continue verbetering en respect voor mensen. Zoals we hierboven vermeldden, probeert deze methode de bedrijfsprocessen van jouw organisatie te verbeteren, en wel door de focus op je mensen te leggen.

Terwijl je deze stappen doorloopt, is het belangrijk om zowel de verantwoordelijkheid als het leiderschap voor deze inspanningen met je team te delen. Je moet altijd openstaan voor feedback en ideeën van alle betrokkenen. Je team zal de belangrijkste drijvende kracht zijn achter je inspanningen op het gebied van lean management, dus zorg ervoor dat ze worden gezien, gehoord en gewaardeerd.

Identificeer waarde

Je doet zaken om waarde te creëren voor andere mensen. Of je dat nu doet via de producten die je maakt of via de diensten die je levert, het is deze waarde die klanten ertoe aanzet jou voor je werk te betalen. Om deze waarde te creëren moet je echter eerst weten waarom klanten het nodig hebben. Als je deze kernbehoefte begrijpt, kun je de beste manier vinden om hieraan te voldoen voor ultieme klanttevredenheid.

Begin door met je team samen de waarde te definiëren die je wilt bieden. Aan het einde van deze stap moet je begrijpen wat mensen ertoe brengt te betalen voor de oplossing die u aanbiedt en hoe u deze waarde binnen uw organisatie prioriteit kunt geven. Alles wat niet bijdraagt aan dit onderscheid is afval dat verwijderd moet worden.

Maak een waardestroomkaart

Nu je weet op welke waarde je zich moet concentreren, is het tijd om de processen te onderzoeken die je momenteel gebruikt om je klanten te bedienen. Dit begint met het in kaart brengen van de waardestromen. Creëer met behulp van een tool zoals MindManager een visuele weergave van de workflow van je organisatie. Deze kaart moet alle personen en processen omvatten die van begin tot eind bij de activiteiten betrokken zijn.

Zodra je je processen in kaart hebt gebracht, onderzoek je ze op stappen, hulpmiddelen of rollen die geen waarde toevoegen aan de resultaten. Noteer wie betrokken is bij welke inspanningen en hoe deze bijdragen aan het grote geheel. Jouw waardestroomkaart moet ook laten zien wie verantwoordelijk is voor het begrijpen en verbeteren van elk onderdeel van je bedrijfsvoering .

Ontwikkel een continue workflow

Gewapend met je waardestroom kun je beginnen met het verfijnen van elk van de essentiële processen binnen je organisatie. Dit begint met het stroomlijnen van de workflows die de teams gebruiken. Enkele van de vragen die je tijdens deze stap moet stellen, zijn onder meer:

Kun je de processen die je gebruikt vereenvoudigen? Dit kan betekenen dat stappen worden geconsolideerd of helemaal worden geëlimineerd. Je mag op geen enkel punt van je productie tijd of energie verspillen aan onnodig ingewikkelde procedures.

Zijn er knelpunten? Vraag je medewerkers hoe goed hun workflows onder alle omstandigheden functioneren. Het feit dat een probleem zich slechts af en toe voordoet, betekent niet dat het een probleem is dat je kunt negeren.

Kun je een sterke samenwerking tussen teams faciliteren ? Wanneer je verschillende teams of afdelingen hebt die moeten samenwerken, kunnen zij dit dan efficiënt doen? Zoek naar manieren waarop je eventuele hiaten kunt overbruggen met bestaand of nieuw beleid of middelen.

Terwijl je je workflows perfectioneert, moet je ze op grotere schaal en in kleinere batches bekijken. Als je wilt dat jouw bedrijfsprocessen verbeteren en de waarde toeneemt, moet je alle bestaande problemen aanpakken.

Creëer een pull-systeem

Een pull-systeem garandeert dat jouw team alleen het werk afmaakt dat op dat moment nodig is. In plaats van bijvoorbeeld een grote hoeveelheid ongeordende producten aan te maken voor het geval er een grote bestelling binnenkomt, moet je alleen het aantal produceren dat je op dat moment nodig heeft.

Een pull-systeem zorgt ervoor dat de inspanningen van je team niet verloren gaan als er iets verandert. Het richt ook energie op de belangrijke taken van nu. Belangrijker nog: het voorkomt nieuwe problemen en verspilling. Je komt niet vast te zitten met inventaris die voor onbepaalde tijd kan blijven staan, iets wat vooral belangrijk is voor bederfelijke artikelen. Door een pull-systeem te implementeren, voorkom je ook dat je geld uitgeeft dat niet hoeft te worden uitgegeven.

In plaats daarvan ontwikkel je systemen waarmee je sneller en efficiënter kunt werken om aan de onmiddellijke behoeften te voldoen. Ongeacht het vraagvolume of de timing, je team kan deze processen gebruiken om op tijd en binnen het budget waarde te leveren.

Zorg voor continue verbeteringen

Zelfs het meest perfecte systeem verandert met de tijd. Het handhaven van continue verbetering zorgt ervoor dat je de waarde die je bereikt met consistentie onder alle omstandigheden behoudt. Met een lean managementsysteem vindt je team altijd de ideale processen om te gebruiken voor betere resultaten.

De voordelen van lean management

Hoewel verbetering een duidelijk voordeel is van het toepassen van het lean managementconcept, zijn er talloze manieren waarop dit je team en bedrijf kan helpen. Hoe meer je jouw processen richt op het creëren van waarde, hoe flexibeler en efficiënter je bedrijf zal zijn.

Kostenbesparingen

De meest directe besparingen zullen voortvloeien uit uw eerste evaluatie en afvalverwijdering. Door stappen te elimineren die tijd verspillen, richten de inspanningen van uw medewerkers zich op werk dat betere resultaten oplevert. Je betaalt voor minder inactieve tijd en vermindert mogelijk het aantal mensen dat je in dienst hebt.

Dat gezegd hebbende, is het essentieel om de pijler van respect voor mensen te onthouden. Lean management is geen excuus om geld te besparen door je personeel te overbelasten. Zoek in plaats daarvan naar gezonde manieren om verspilling en onnodige kosten te elimineren.

Efficiëntie

Veel processen omvatten stappen die er zijn omdat niemand eraan dacht het doel ervan te onderzoeken (of opnieuw te onderzoeken). Wanneer je deze acties elimineert, help je je team elke taak gemakkelijker te volbrengen. Elke stap heeft een doel, wat er uiteraard toe leidt dat je meer gedaan krijgt in minder tijd. Hoe meer, hoe productiever je team wordt, hoe meer je kunt groeien. Je zult sneller aan elke klantbehoefte kunnen voldoen, waardoor jouw reputatie als beste in de branche wordt versterkt.

Betrokkenheid van medewerkers

Niemand kan zijn/haar passie vinden bij elk gebied van het werk dat je doet, dus het is belangrijk om te vertrouwen op de mensen om je heen. Terwijl jij vooruitgang boekt met voortdurende verbetering, zal jouw team deze veranderingen in hun afdelingen en taken aansturen.

Naast het delen van verantwoordelijkheid moedigt lean management investeringen en betrokkenheid van alle betrokkenen aan. Je team zal altijd op zoek zijn naar manieren om de waarde die ze creëren te vergroten en een hechte en betrokken organisatie te ontwikkelen die de beste ervaringen biedt.

Doel

Hoewel veel mensen niet dagelijks nadenken over het doel van hun organisatie, zou dit de kracht moeten zijn achter alles wat ze bereiken. Lean management brengt je team op één lijn met uw missie en zorgt ervoor dat elke actie wordt uitgevoerd met waarde in gedachten. Door dit einddoel centraal te stellen in elke rol, worden mensen eraan herinnerd waar ze naartoe werken en waarom dat ertoe doet. Door ervoor te zorgen dat elke taak en stap doelgericht is ontworpen, geef je jouw medewerkers een goede reden om elke dag te komen en het beste van zichzelf te geven.

Als je binnen je organisatie een lean managementfilosofie wilt toepassen, kun je overwegen een oplossing als MindManager te gebruiken . Deze innovatieve oplossing voor visuele productiviteit biedt een verscheidenheid aan sjablonen waarmee je projecten effectiever kunt visualiseren, inclusief het maken van waardekaarten en andere diagrammen die helpen deze methodologie te implementeren.

Wanneer je project tools zoals MindManager gebruikt, profiteer je van de mogelijkheden van slepen en neerzetten, waardoor je de diagrammen eenvoudig kunt aanpassen aan jouw specifieke behoeften. Je kunt ook documenten, koppelingen en afbeeldingen aan de diagrammen toevoegen om betere projectresultaten te bereiken.

Het lean managementconcept vergroot ook de projecttransparantie voor teamleden, waardoor begrip en samenwerking tussen je team wordt bevorderd. Met MindManager kunnen teams eenvoudig in realtime samenwerken op verschillende platforms , waaronder Windows, Mac, Microsoft Teams , Chromebook en webbrowsers.