3 Manieren om faciliteren van vergaderingen makkelijker te maken
3 manieren om het faciliteren van vergaderingen eenvoudiger te maken
Presenteren of faciliteren van bijeenkomsten is van begin tot eind een hele onderneming. Tijdens vergaderingen vindt een groot deel van het zware werk binnen een organisatie plaats. Het is de beste tijd om te hergroeperen, te heroriënteren of samen te werken. Wanneer een facilitator van een vergadering echter ongeorganiseerd of onvoorbereid is, kan een vergadering de verwarring nog groter maken.
Om een goede facilitator van vergaderingen te zijn, is het belangrijk om voorbereid te zijn, georganiseerd te blijven en open te staan voor samenwerking. Helaas is dat niet altijd gemakkelijk om zelf te doen. In plaats van te alles op het laatste moment te doen voor een teamvergadering, kun je overwegen programma’s te gebruiken die kunnen helpen jouw facilitatievaardigheden te verbeteren.
Dat is waar MindManager® in beeld komt. MindManager is mindmapsoftware uitgerust met tientallen blanco templates, kaarten, grafieken en diagrammen die virtuele vergaderingen eenvoudig kunnen maken. Met MindManager kun je vergaderingen plannen, uitvoeren en opvolgen, zodat je jouw tijd en middelen efficiënt kunt gebruiken.
Als jij een facilitator van vergaderingen bent, kan dit soort software je helpen alle details voorafgaand aan het evenement uit te werken. Zo weet je zeker dat jij en je team het maximale uit het gesprek halen. Of je nu plant, faciliteert of follow-up geeft aan medewerkers, er zijn bepaalde stappen die je kunt nemen die een verschil maken in de manier waarop jij en je team samenwerken.
1. Plan van tevoren
Vóór uw vergadering is het belangrijk dat je je organiseert. Het kan helpen om jezelf belangrijke vragen te stellen, zoals:
- Wat zijn de belangrijkste doelstellingen?
- Hoeveel tijd, indien aanwezig, geeft je ruimte voor groepsdiscussie?
- Wat hoop je met deze bijeenkomst te bereiken?
Veel van deze vragen kunnen eenvoudig worden ingevoerd in een vooraf gebouwd of aangepast mindmap-sjabloon. Er zijn verschillende opties die je kunt gebruiken om je te helpen bij het faciliteren van vergaderingen.
Met elke sjabloon kun je gestructureerde visuele agenda’s maken, zodat elke vergadering een solide doel, een positief resultaat en een uitgebalanceerde structuur heeft. Door dit te doen, zorg je ervoor dat u en uw team de tijd samen optimaal benutten.
Tijdens de planningsfase voor een vergadering kun je mindmaps gebruiken om taken en subtaken te maken en prioriteitsniveaus in te stellen. Wanneer je een specifieke taak heeft voor een specifieke medewerker, kun je deze eenvoudig rechtstreeks in de template toewijzen. Op die manier kunnen teamleden terugkeren naar jouw gezamenlijke mindmap om te zien wat er van hen wordt verlangd en wanneer.
Voordat je jouw vergadering start, kunt u koppelingen, documenten en andere bronnen rechtstreeks aan uw sjabloon toevoegen. Met mindmaps wordt belangrijk referentiemateriaal eenvoudig aan je team gepresenteerd, zodat zij je vergadering bij elke stap kunnen volgen.
2. Voer je plan uit tijdens de bijeenkomst
Nu je klaar bent met de planning vóór de vergadering, is het tijd om je plan in praktijk te brengen. Tijdens het faciliteren van vergaderingen kun je mindmaps gebruiken om je medewerkers te betrekken. Door jouw mindmap als referentiepunt te gebruiken, kunt je je hele team op één lijn houden en meer gerichte en productieve gesprekken stimuleren wanneer het tijd is voor een vergadering.
Creëer eenvoudig realtime bewerkingen in je mindmap wanneer er zich nieuwe taken, ideeën of problemen voordoen. Met kaarten kun je ideeën met elkaar uitwisselen, terwijl jij, de facilitator van de vergadering, je kunt blijven heroriënteren op belangrijke onderwerpen. Als je eenmaal een onderwerp of idee hebt uitgewerkt, kun je eenvoudig taken en subtaken samenvouwen om ruimte vrij te maken en de zaken overzichtelijk te houden.
Met kaarten hoef jij je nooit meer zorgen te maken dat ideeën, feedback, vragen of bijdragen vergeten of misplaatst raken. De sjablonen van de mindmap zijn gemaakt met het oog op samenwerking, zodat teamleden informatie kunnen toevoegen wanneer er iets belangrijks ter sprake komt in een gesprek.
3. Neem na de vergadering contact op met je team
Follow-up is een van de belangrijkste stappen bij het faciliteren van vergaderingen. Zodra je jouw vergadering hebt afgerond, kunnen mindmaps helpen duidelijk te maken welke delen van het gesprek actie vereisen. Je kunt visuele pictogrammen gebruiken om de beslissingen die jij en je team tijdens uw vergadering nemen, te documenteren, zodat er tot ver in de toekomst naar belangrijke informatie kan worden verwezen.
Ga naadloos over van planning naar uitvoering door bepaalde taken direct op jouw map aan medewerkers toe te wijzen. Deze taken en subtaken kunnen vervolgens worden gevolgd op basis van prioriteitsniveau, vervaldatum en voortgangsstatus. Bovendien kunnen andere leden van het team meevolgen om te zien of ze op de goede weg blijven.
Ook als medewerkers niet willen wachten tot de bijeenkomst, kunnen ze er zeker van zijn dat ze toegang hebben tot de uitgewisselde informatie en kennis. Maps centraliseren informatie voor alle medewerkers en belanghebbenden om verwarring te voorkomen en ervoor te zorgen dat alle items op tijd worden voltooid.
De beste mapping-sjablonen voor groepsbijeenkomsten en -facilitatie
Er zijn talloze verschillende mindmap-sjablonen waarmee je een betere facilitator van vergaderingen kunt worden. De juiste sjabloon hangt allemaal af van wat jij probeert te bereiken.
Mindmaps voor het oplossen van problemen
Het oplossen van problemen wordt gemakkelijk gemaakt met de gespecialiseerde kaartsjablonen van MindManager. Met mindmaps kun je de mogelijke oorzaken van een specifieke gebeurtenis of probleem weergeven, relaties tussen gegevenssets onderzoeken en als vergaderfacilitator je besluitvormingsproces visualiseren.
Mindmaps voor verbeterd kennisbeheer
MindManager biedt gebruikers een verscheidenheid aan kaartsjablonen die kunnen worden gebruikt om ervoor te zorgen dat bedrijfsinformatie altijd samenhangend en binnen handbereik is tijdens vergaderingen.
Mindmaps voor samenwerking en productiviteit
Voor, tijdens en na een vergadering kunnen teamleden links, bijlagen en waardevolle informatie rechtstreeks aan kaarten toevoegen. Hierdoor kunnen alle medewerkers samenwerken om gedeelde doelen te bereiken.
Mindmaps voor projectmanagement
Kaarten maken het mogelijk om de workflow te visualiseren en ervoor te zorgen dat doelstellingen op korte en lange termijn worden bereikt. Tijdens vergaderingen kunt je mindmaps gebruiken om ervoor te zorgen dat deadlines duidelijk en duidelijk zijn voor alle medewerkers.
MindManager als tool voor vergaderbeheer
Waar jouw vergaderingen ook over gaan, jij en je team kunnen profiteren van het gebruik van visuele diagrammen om workflowprocessen, toekomstplannen en meer in kaart te brengen. Visuele diagrammen helpen teamleden hun rollen en verantwoordelijkheden in een bestaande bedrijfsworkflow beter te begrijpen, en helpen hen bovendien bij het identificeren van mogelijkheden voor procesverbetering.
Softwareoplossingen voor mindmapping, zoals MindManager, bieden een breed scala aan aanpasbare zwembaandiagrammen, workflowdiagrammen en andere visuele diagramsjablonen die teams gebruiken om hun workflowproces te stroomlijnen en hun bedrijfsresultaten te verbeteren. Om nog maar te zwijgen van het feit dat de co-bewerkingsfunctie van MindManager de samenwerking tussen teams vereenvoudigt, waardoor teamleden in realtime kunnen bijdragen aan workflow-proceskaarten, ongeacht hun fysieke locatie.
MindManager stelt teams ook in staat om alle belangrijke informatie over het workflowproces samen te voegen in één gecentraliseerd document door hen in staat te stellen hun visuele diagrammen te koppelen aan webpagina’s, e-mails, SharePoint-documenten en binnen andere projectbronnen. Dit helpt teams om workflow-informatie efficiënt te delen met interne en externe belanghebbenden van het bedrijf.
Ontdek hoe MindManager jou kan helpen effectievere vergaderingen te faciliteren !