Social task management software wordt de laatste tijd behoorlijk populair. En dus wordt er veel gepraat over de voordelen van dit nieuwe type software en of het werkelijk zo goed is als sommigen zeggen. Er zijn al een heleboel bedrijven die social task management software aanbieden en daardoor wordt de keuze natuurlijk niet makkelijker. We noemen: Products van Do.com (onderdeel van Salesforce.com), Producteev, Asana en Mindjet. Ze nemen allemaal een werkeenheid – de taak – en plaatsen die in het centrum van een groep mensen. Als je niet zeker weet of social task management jou en je organisatie kan helpen, in dit artikel proberen we de feiten op een rijtje te zetten.
Wat is social task management software, nu eigenlijk?
Voor we kijken of social task management software geschikt voor je organisatie en jezelf zou kunnen zijn, is het goed om helder te maken dat we het over hetzelfde hebben. Volgens een artikel van John Tripp van the project wall, maken de meeste social task management software een “to do list met extra’s ” zodat gebruikers die lijst met anderen kunnen delen en taken aan andere toewijzen samen met een adhoc workflow die bij die taak hoort. Dus kun je stellen dat social task management tools helpen bij het transparanter maken van het werk dat gedaan moet worden, omdat de gebruikers ook de takenlijsten en hun voortgang van die anderen kunnen zien.
Tripp meldt dat er verschillende problemen zijn als je social task management software gebruikt. Hij gelooft dat “Social task management precies is wat de naam aangeeft. Task management…Projecten zijn meestal veel fijnkorreliger dan de afzonderlijke onderdelen lijken.” Dat is een interessante observatie. Toen wij net met Mindjet Connect Action begonnen te werken liepen we tegen soortgelijke problemen aan. Het is gewoon heel makkelijk om een project te versimpelen als je dit soort tools gebruikt. Een e-mail campagne is veel complexer dan alleen maar een teamlid op te dragen om een e-mail campagne te ontwerpen. De teamleden moeten projecten tevoren goed doordenken. Dat is in feite een heel goede oefening, alleen al omdat het het helpt veel preciezer taakomschrijvingen te maken, maar ook omdat het iedereen doordringt met de complexiteit van wat er wordt gevraagd. Met een beetje ervaring lso je dit probleem overigens prima op.
Een ander punt dat Tripp noemt is volgens mij veel reeëler en lastiger op te lossen. Als je Social Task Management onderdeel van elke “silo” oplossing, kunnen alleen de gebruikers binnen die groep er gebruik van maken. Zoals met de meeste tools vinden de echte toegevoegde waarde vooral als de juiste mensen het kunnen gebruiken en dat ook echt doen. En daarom krijg je -ook met – Social Task Management alleen maar goede resultaten als er voldoende actieve gebruikers zijn. Als dat niet lukt, zullen je inspanningen vaak vergeefs blijken.
Vriend of Vijand?
Ik zou de bestaande projectmanagement tools nog maar niet wegdoen, maar tegelijk geldt dat je de Social Task Management software ècht moet proberen. Er zijn te veel mooie mogelijkheden om te laten lopen. Net als een boterham met kaas: Je kunt ze afzonderlijk eten, maar samen smaken ze veel beter. Samen zijn de tools heel krachtig . Je kunt het project op het juiste niveau managen zonder ook de kleinste (vaak immateriële) taken in de planning mee te nemen, terwijl binnen elk project de gebruiker zijn / haar eigen micro-projecten kan opdelen in activiteiten, samenwerking voor bepaalde werkzaamheden en de status volgen.
Tweet ThisHet oordeel.
Social task management software is vriend noch vijand. Het is belangrijk je te realiseren dat ze niet uitwisselbaar zijn. Dus in plaats van ze als de enig oplossing te zien, is het beter ze te beschouwen als de extra faciliteit die je nou nèt het extra inzicht, of de extra management mogelijkheid biedt die je succes verzekert.