Stel je dit scenario eens voor: Het loopt tegen het eind van de wedstrijd en je staat een punt achter, naar wie kijk je dan? Geen probleem, natuurlijk zoek je naar je aanvoerder. Een goede teamcaptain is immers de hoeksteen waarop de coach het hele kampioenschap om heeft gebouwd. Het is interessant te zien dat aanvoerders vaak niet de allerbeste voetballers zijn, maar ze kunnen iedereen wel snel bij elkaar halen, het strijdplan bespreken en – héél belangrijk – het uitvoeren. Om te beginnen helpen ze relevante informatie overbrengen, uitvoeren en leiden hun team naar succes. Er is een grote overeenkomst tussen team-aanvoerders en projectmanagers. Maar, worden die met de komst van de nieuwe social task management tools, niet overbodig in de nabije toekomst?
Projecten zijn complex.
Als je er niet op let, kunnen ze snel uit de hand lopen. En dan is communicatie een van de belangrijkste aspecten om aan de bal te blijven. Teveel communicatie leidt alleen maar af, te weinig echter, leidt tot verwarring. Het regelen van de informatiestroom kan behoorlijk ingewikkeld zijn. Soms lijkt het maar een bescheiden rol van een projectmanager zijn om de juiste informatie bij de juiste mensen te krijgen. Maar het maakt vaak het verschil tussen succes en een mislukking. Hieronder laten we kort zien hoe complex het kan worden.
“Als je net als wij de taken van een projectmanager vaak hebt ingevuld, dan weet je dat er werkelijk duizenden informele en formele boodschappen voor de belanghebbenden worden voorbereid. In feite is dit een heel complex netwerk dat wordt gevoed met communicatie.”
Hoe groter het aantal deelnemers in een project groeit, hoe complexer het project uiteraard wordt. Zoals hieronder wordt getoond, wordt dat heel snel, heel complex. Daar heb je een sterke projectmanager nodig.
Dit zou echter wel eens kunnen veranderen met de komst van social task management. Daarmee onstaat immers een nieuwe vorm van communicatie. In plaats van de project communicatie te beschouwen als een soort informatiepaden tussen individuele projectteamleden, kunnen deze met social task management direct met het project communiceren. Dit maakt het projectnieuws, of het nu gaat om een andere status, deadline of wat dan ook, onderdeel van het team en een tool waarmee alle andere leden kunnen overleggen. Het wordt daardoor een (peer-to-project) maar evenzo een meer traditionele (peer-to-peer) communicatie tussen teamleden. Dit houdt in dat in plaats van het onderhouden van een directe verbindingslijn met elk teamlid, het nu vaak voldoende is om met het project zèlf te communiceren.
Wat betekent dit voor de Project Manager?
Hoe mooi dit proces waarbij je het project als een teamlid beschouwt, ook is, er zal altijd peer-to-peer communicatie blijven als het gaat om zaken die niet in de projectcommunicatie zijn opgenomen. Deze gesprekken en overlegjes zijn vaak informeel en vaak niet gedocumenteerd. Daardoor kan de rest van het team op achterstand komen als het niet weet wat is besloten. En terwijl in een traditoneel team, de meeste van deze berichten worden verwerkt door iedereen afzonderlijk als onderdeel van de projectomgeving, en zichtbaar gemaakt in het gezamenlijke systeem. Als iedereen aan het project meldt wat de status van zijn/haar taken is, hoeft de projectmanager (of het PMO) hier niet meer naar te vragen. Als iedereen weet in welke volgorde de taken het best kunnen worden uitgevoerd, zonder dat teamgenoten op jouw werk hoeven te wachten, is dat goed voor het projectresultaat. Dat scheelt een heleboel communicatie. Toch willen we stellen dat hoewel de communicatie veel eenvoudiger is geworden, er nog steeds een aanvoerder nodig is om er zeker van te zijn dat het strijdplan ook wordt uitgevoerd. Hun rol mag veranderen, maar ze blijven nodig voor ieder succesvol team.