Een Scenario over hoe een team Topic Tracker™ voor Mindjet® MindManager® kan gebruiken.
Probleem: Stel je wilt gemakkelijk informatie delen met je teamleden, snel en direct zonder beperkingen.
De Oplossing: Maak dagelijkse Dashboards, gevoed door de teamleden met hun deelinformatie dankzij een consistente methode.
Overview
Als je in Teams werkt, is het enorm belangrijk om informatie en duidelijke signalen met elkaar te delen maar die informatie moet relevant zijn en up-to-date om betekenis te hebben. Topic Tracker biedt de mogelijkheden om specifieke Topics van verschillende Mindjet MindManager Maps met andere Topic Tracker gebruikers te delen. Dat houdt ze op de hoogte van elke verandering, wanneer dat nodig is.Meer en meer mensen werken met elkaar samen in vaak wisselende teams. Het zijn kleine teams van 2 – 3 mensen die op dezelfde lokatie werken, maar ook grote groepen die vanuit verschillende regio’s of landen met elkaar samenwerken. Deze teams willen allemaal dat hun communicatie direct en helder is en niet door randzaken wordt verstoord. Daarmee houden ze de focus op de teamdoelen.
Als je team toch al Mindjet MindManager als onderdeel van toolset voor samenwerken gebruikt, of dat van plan is, dan kan Topic Tracker van Olympic weleens de eenvoudigste oplossing bieden – Dagelijkse Dashboards voor Teams.
Hoe richt je als Team Manager de Dagelijkse Dashboard Informatiestromen in?
De Dagelijkse Dashboards worden gevuld door de Team Manager en zijn meestal een van de belangrijkste maps die je dagelijks gebruikt. Je voegt Topics aan de Map toe om de informatiestroom handig te organiseren voor elk Teamlid. Je kunt de Topics structureren zoals je zelf wilt en in het onderstaand voorbeeld doen we dat per afdeling.
Topics worden onder hunafdeling toegevoegd in in dit voorbeeld zijn er Topic Tag(s) toegevoegd om de to show the namen van de Team Manager & Teamleden te tonen.
Daarna voegen we Sub-Topics toe om de informatie te definiëren die met het Dashboard communiceert.
In het voorbeeld hebben we drie Sub-Topics toegevoegd:
 |
Prioriteiten – bevatten taken die belangrijker zijn dan alle andere werkzaamheden. In ons voorbeeld zijn dat taken waarvan de Team manager verwacht dat het Teamlid vandaag gaat afronden. |
 |
Aandachtspunten– bevatten detailsvan ieder gebeid waarvoor het Teamlid verantwoordelijk is, waar wellicht zorgen zijn over openstaande acties die moeten worden aangepakt. |
 |
Commentaren – bevatten een vrije communicatievorm waarmee via MindManager’s Topic Notes de dialoog met de Team Manager over detailinformatie in dialoog kan gaan. |
Zodra de Team Manager de gewenste Topic structure heeft vastgelegd, kunnen de Topics van de Teamleden worden toegevoegd aan Topic Tracker door ze van de Map naar het Topic Tracker Task Pane te slepen.
Nu zijn de Topics beschikbaar voor andere Topic Tracker gebruikers en in het bijzonder de Teamleden die de Topics gebruiken bij het bepalen van hun Dagelijkse Dashboard inputstroom.
Hoe richt het Teamlid zijn/haar Dagelijkse Dashboard Informatiestroom in?
Het Dashboard van een teamlid combineert meestal informatie van verschillende topics uit meerdere bronnen die foor Topic Tracker worden gevoed. Denk aan: gedeelde Map Topics voor specifieke Projecten, Taken uit specifieke Projectfasen, en lijsten met aandachtspunten uit projectrapportages etc. De informatiestroom van de Teammanage wordt zo een integraal onderdeel van alles wat teamleden elke dag moeten weten. Teamleden kunnen op elk moment van de dag de laatste informatie weten.
Je sleept de informatie gewoon vanuit het Topic naar je Daily Dashboard Map.
Zo worden Topics in de Map geplaatst en laten door jou gekozen elementen van het bron-topic zien. Dit kunnen Topic Text, Topic Task Information, Topic Hyperlinks, Topic Notes Icons en wellicht Sub-Topics zijn.
De andereTopic elementen kunnen aan/uit worden gezet (enabled/disabled) met de Topic Attribute Editor die je opent met een rechtermuisklik op de Topic Tracker Icon aan de rechterkant van het Topic.
Zodra de Topic aan de Map is toegevoegd kun je het refreshen via de Topic Tracker Icon die aan het Topic zit of via het Map Sync command in het Topic Tracker Task Pane menu. Als Auto-Sync aanstaat, zal de Topic ook elke keer als de map wordt geopend of gesloten worden bijgewerkt.
Updaten en Monitoren van Topic Veranderingen.
Zodra je Topics deelt met Topic Tracker zul je de krachtige mogelijkheden nog verder ontdekken.
In ons scenario deelt de Team Manager informatie over Prioriteiten en Aandachtspunten in de Topics van J. McClane’s Daily Dashboard Feed.
Wanneer de Map/Topicwordt ververst met het Topic Tracker icon of het Map Sync commando, dan wordt de Database geupdate en de verander – datum/tijd zie je in de Topic Tracker Topic overzichten.
HetTeamlid ziet aan de andere kant van dit scenario, dat als J. McClane de Map ververst, de aangepaste Topic elements will worden getoond en dat zowel de Team Manager als elk Teamlid dezelfde informatie zien.
Je kunt de attentiewaarde van de veranderde Topics nog vergroeten door ze met hun Sub-Topics opengeklapt te tonen. . Zo zijn de opengeklapte Sub-Topics direct in beeld als de Teamleden hun Maps verversen.
Nog meer Mogelijkheden
Als je een beetje handig bent met het proces, kun je veel meer leuke mogelijkheden onderzoeken: Denk aan Antwoord informatie, waarbij een Teamlid een Topic deelt met informatie die voor de Team Manager bestemd is. Tip! Als eeninkomend bericht in het Team Manager Dashboard.
Je kunt je ook voorstellen dat Teamleden die in hetzelfde project/werk actief zijn, hun eigen medewerkers deelgenoot maken via hun eigen Dashboard zodat ze alle relevante informatie zien.
En wat nu…..?
Topic Tracker is hiermee de betere en completere opvolger van Mindjet’s eigen Maplinker Add-in die helaas niet meer wordt ondersteund.
De product- en prijsinformatie hebben we een tijdje terug al verteld. Lees hier de details.
En uiteraard kun je One-On-One consultancy vragen om TopicTracker specifiek voor jouw organisatie in te richten.