Wat is een werkstroom? Typen, voordelen en voorbeelden
Als je de term ‘workflow’ (of in het Nederlands: Werkstroom) op kantoor hebt horen rondzwerven, heb je je misschien afgevraagd waar mensen het over hadden en waarom. Welaan, een workflow verwijst naar de manier waarop mensen hun werk gedaan krijgen.
Een workflow bestaat uit een georkestreerde en herhaalbare reeks taken die gericht zijn op het bereiken van een specifiek resultaat. Ze zijn de manier waarop mensen hun werk gedaan krijgen en worden geïnitieerd en ondersteund door de middelen en processen van de organisatie.
Veelvoorkomende typen workflows zijn onder meer:
- Projectworkflows.
- Casewerkstromen.
- Verwerk werkstromen.
Denk bijvoorbeeld aan het kopen van boodschappen. Waarschijnlijk heb je een workflow die je volgt om week na week boodschappen te doen. Misschien gaat het ongeveer zo:
- Bekijk recepten online om maaltijden voor de komende week te plannen.
- Maak een boodschappenlijstje.
- Zoek naar kortingsbonnen met behulp van een supermarkt-app.
- Pak stoffen zakken voordat u het huis verlaat.
- Rijd naar de supermarkt.
- Selecteer de items die op uw boodschappenlijstje staan.
- Rijd terug naar huis.
Dit is jouw workflow voor het kopen van boodschappen. En hoewel je deze taken misschien niet gedocumenteerd hebt, heb je waarschijnlijk gemerkt dat boodschappen doen minder geld kost als je een proces als dit volgt. Door te zoeken naar kortingsbonnen en je aan een boodschappenlijstje te houden, kun je immers niet anders dan geld besparen.
Je hebt wellicht ook ontdekt dat wanneer je nadenkt over de workflow voor je boodschappen, er manieren zijn waarop je ze kunt stroomlijnen. Misschien bekijk je het bijvoorbeeld eens terug en realiseer je je zich dat al die boodschappen drie uur per week in beslag nemen. Door gebruik te maken van een abonnementsdienst voor maaltijdbezorging kun je echter besparen op de maaltijdplanning, waardoor je wel twee uur per week bespaart.
Dit is een perfect voorbeeld van waarom bedrijven hun workflows documenteren. Wanneer je een workflow in zijn geheel kunt bekijken, is het eenvoudiger om procedurele knelpunten op te sporen, operationele inefficiënties te verbeteren en uiteindelijk geld te besparen.
Voordat je een werkstroom maakt, is het best wel nuttig om het verschil te begrijpen tussen de verschillende soorten werkstromen die er bestaan. Dat is wat we in deze korte inleidende handleiding zullen bespreken. We leggen ook de voordelen van elk workflowtype uit en geven relevante voorbeelden van wanneer je elk type workflow zou willen gebruiken.
Werkstroom versus proces: wat is het verschil?
Soms hoor je de termen ‘workflow’ en ‘proces’ door elkaar gebruikt worden. Hoewel ze enkele overeenkomsten vertonen, betekenen deze woorden eigenlijk verschillende dingen.
Een workflow verwijst naar de reeks activiteiten die mensen of afdelingen ondernemen om werk gedaan te krijgen. Workflows worden als tactisch van aard beschouwd omdat ze stapsgewijze activiteiten illustreren die moeten worden uitgevoerd om een specifieke taak te voltooien.
Een proces is daarentegen breder en alomvattender dan een workflow. In plaats van alleen maar naar een reeks taken te kijken, ondersteunt een proces feitelijk een bedrijfsdoel. Bijvoorbeeld het binnenhalen van nieuwe klanten.
Om dit nog verder te vereenvoudigen, gaan we terug naar ons voorbeeld van het kopen van boodschappen. We zouden kunnen zeggen dat we een proces hebben om voedzaam te eten. Aan de andere kant is het kopen van boodschappen een workflow, omdat het bestaat uit herhaalbare taken die we uitvoeren om ons algemene doel van gezond eten te bereiken.
Drie veel voorkomende soorten workflows
Zoals eerder vermeld, zijn er eigenlijk verschillende soorten workflows. In dit volgende gedeelte zullen we drie van de meest voorkomende onderzoeken.
1. Projectworkflow
Een projectworkflow is ideaal om complexe projecten op koers te houden.
In een projectworkflow kan een manager een lijst maken van alle projectresultaten. Vervolgens kan een reeks activiteiten in kaart worden gebracht, waarbij wordt geïllustreerd welke taken moeten worden uitgevoerd en in welke volgorde.
Voor projecten met veel bewegende delen kan een projectworkflow van onschatbare waarde zijn. Zodra een projectworkflow visueel is weergegeven, kunnen projectbelanghebbenden heel gemakkelijk een overzicht krijgen van wat er moet gebeuren om het project soepel te laten verlopen, en eventuele potentiële knelpunten in het project identificeren.
Zoals je je wellicht kunt voorstellen, is een nadeel van projectworkflows dat ze niet van project tot project kunnen worden herhaald. Hoewel uw projecten misschien niet precies hetzelfde zijn, kunt u af en toe mogelijkheden tegenkomen om bepaalde project-workflow-informatie opnieuw te gebruiken.
Stel dat er bijvoorbeeld een IT-project is om nieuwe software te maken. Een van de resultaten van een dergelijk project zou een document zijn waarin de specificaties van de software worden beschreven. Het proces van het verzamelen van deze specificaties zou waarschijnlijk niet veel veranderen van project tot project, waardoor dat gedeelte van de projectworkflow opnieuw zou kunnen worden gebruikt.
2. Case Handling Workflow of Zaakgericht werken
Wanneer je je een caseworkflow voorstelt, is het goed te denken in termen van een probleem dat een oplossing vereist, zoals een binnenkomend IT-helpdeskticket.
In tegenstelling tot andere soorten workflows vindt een caseworkflow niet op een sequentiële, ordelijke manier plaats. In plaats daarvan kunnen twee helpdesktickets totaal verschillende workflows doorlopen, afhankelijk van het initiële probleem.
Een caseworkflow is uniek omdat de daadwerkelijke voortgang van de stappen bij het begin van het probleem niet bekend is. Die stappen kunnen gaandeweg veranderen, of misschien bereik je zelfs één stap voordat je beseft dat je terug moet naar een eerdere stap.
Laten we, om dit beter te illustreren, eens kijken naar een hypothetisch voorbeeld van twee werknemers die geen toegang hebben tot internet.
Het kan zijn dat één medewerker de laptopinstellingen opnieuw moet configureren. Het kan zijn dat de andere medewerker zijn laptop al correct heeft geconfigureerd, maar toch geen toegang heeft tot internet.
Misschien moet de afdeling gegevensbeveiliging erbij betrokken worden, aangezien het probleem geen verband lijkt te houden met de instellingen van de laptop. Hoe dan ook, caseworkflows worden gebruikt voor items waarbij het juiste pad niet vanaf het begin bekend is en in plaats daarvan gaandeweg wordt bepaald.
3. Procesworkflow
Van de drie soorten werkstromen die in dit artikel worden genoemd, zijn de meeste mensen bekend met proceswerkstromen. Procesworkflows worden gebruikt om repetitieve, voorspelbare taken weer te geven.
Een procesworkflow kan bijvoorbeeld illustreren hoe leveranciersfacturen worden betaald, hoe website-inhoud wordt gemaakt of hoe vakantiedagen worden goedgekeurd. Binnen een procesworkflowdiagram worden de volgende zaken duidelijk afgebakend:
- Welke taken moeten worden uitgevoerd en wanneer.
- Welke afdelingen zijn verantwoordelijk voor het afhandelen van deze taken.
Een procesworkflow beschrijft ook wat er moet gebeuren als er een probleem is binnen het proces.
Stel dat je een procesworkflow hebt die illustreert hoe leveranciers worden betaald. Het werkstroomdiagram moet uitzonderingen binnen het proces bevatten, zoals wat er gebeurt als de factuur van een leverancier niet wordt goedgekeurd.
Dit zijn de belangrijkste soorten workflows. Zoals je kunt zien, hangt het type dat je wilt gebruiken af van wat je probeert weer te geven.
Welke workflow je ook kiest, je zult merken dat het documenteren van dergelijke belangrijke informatie nog eenvoudiger wordt om je operationele efficiëntie te verbeteren, kosten te besparen en betere zakelijke beslissingen te nemen.
Klaar om jouw workflowproces een boost te geven? MindManager® is de mindmapping-tool die jou en je team kan helpen bij het plannen en uitvoeren van de beste ideeën.
Ga nu aan de slag en ontdek de kracht van mind mapping voor het genereren van workflows en het verbeteren van de samenwerking.
Geef je workflowprocessen een boost met MindManager!